Etyka

Bank jako jeden z największych pracodawców w Polsce zobowiązuje się do prowadzenia i promowania etycznego biznesu, budowy etycznej kultury organizacyjnej oraz przestrzegania zasad społecznej odpowiedzialności.

Bank przyjął Kodeks Etyki uchwałą Zarządu Banku w 2014 roku. Kodeks stanowi zbiór najważniejszych wartości, zasad, norm postępowania, postaw etycznych, które określają sposób kształtowania wzajemnych relacji w biznesie oraz w relacjach Banku z otoczeniem. W wymiarze praktycznym Kodeks jest narzędziem, które wspiera upowszechnianie oraz wdrażanie wartości etycznych w Banku. Jego zapisy dotyczą pracowników jak również wszystkich osób, które wykonują na rzecz lub w imieniu Banku działania biznesowe lub pośredniczą w działalności Banku. O obowiązku przestrzegania Kodeksu Etyki przez każdego pracownika Banku stanowi Regulamin Pracy Banku. Organizowane są inicjatywy promujące Kodeks Etyki i wartości Banku.

Dodatkowo dla wszystkich pracowników przygotowano szkolenie z zakresu etyki i wartości Banku

• definiowanie i promocja standardów decyzji biznesowych oraz postaw pracowniczych,
• wzmacnianie świadomości pracowników na temat znaczenia etyki w biznesie poprzez organizowanie szkoleń, warsztatów oraz tworzenie kampanii informacyjnych,
• określenie i promowanie kluczowych wartości Banku niezbędnych do realizacji misji takich jak: wiarygodność, satysfakcja Klienta, ciągłe doskonalenie oraz przedsiębiorczość – wartości te stanowią podstawę modelu kompetencji pracowników,

• dbanie o zapewnienie jednolitych standardów etyki w całej Grupie Kapitałowej Banku,
• promowanie firm, które postępują etycznie wobec Klientów, partnerów w działalności biznesowej i pracowników,
• zaangażowanie społeczne w inicjatywy na rzecz lokalnych społeczności, jak też w przedsięwzięcia o charakterze globalnym,
• dbanie o wysoki standard rozwiązań w obszarze etyki – potwierdzony certyfikatami,
• zapewnienie pracownikom możliwości zrzeszania się oraz swobodę wypowiedzi.

Bank przeprowadził analizę ryzyk etycznych w odniesieniu do każdej grupy interesariuszy i prowadzi działania w celu ich minimalizacji:

Obok promocji wartości Banku i postaw etycznych równie istotne dla Banku jest przeciwdziałanie wszelkim formom naruszenia etyki we wszystkich opisanych wyżej aspektach działania (w tym także przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji). Dlatego w sposób jasny i przejrzysty określono ścieżki:

• zgłaszania wszelkich naruszeń, które dostępne są dla każdego pracownika w dowolnej formie, w tym także anonimowo,
• postępowania w celu wyjaśnienia zgłoszonych potencjalnych naruszeń,
• monitorowania i raportowania (także do odpowiedniego członka Zarządu Banku) stwierdzonych naruszeń.

Powyższe procedury i zasady postępowania zostały przyjęte przez Zarząd Banku.

Kodeks Etyki Banku oraz Regulamin Pracy Banku zawierają postanowienia dotyczące m.in. przeciwdziałania dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, religię i wyznanie, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony i nieokreślony oraz zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

Każdy pracownik ma obowiązek przestrzegania Kodeksu Etyki Banku oraz udziału w rozwoju i promowaniu kultury organizacyjnej oraz wartości z nią związanych.

Aby przeciwdziałać naruszeniom etyki Bank stosuje odrębne przepisy wewnętrzne: „Zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji oraz tryb rozpatrywania skarg dotyczących naruszenia uprawnień pracowniczych”. Pracownicy wysyłają zgłoszenia na specjalne skrzynki mailowe.

Bank analizuje sprawy zgłaszane poprzez dedykowane kanały wewnętrzne również pod kątem braku zgodności i naruszenia konfliktów interesów.

Celem upowszechniania etyki poza Bankiem m.in. wdrożono szkolenie z zakresu etyki i wartości Banku dla agentów współpracujących w Bankiem.

Obok promocji wartości wśród pracowników, Bank prowadzi również monitoring skarg pracowniczych pod kątem potencjalnego naruszenia standardów etyki. Odpowiedni Członkowie Zarządu Banku są informowani raz na kwartał o skargach pracowników w nadzorowanych przez nich obszarach i o sposobie zakończenia sprawy. Członkowie Zarządu Banku mają też prawo do wglądu do dokumentacji dotyczącej rozpoznania skargi. Dodatkowo Prezes Zarządu Banku jest raz na kwartał informowany o wszystkich skargach pracowników.

Dodatkowo w 2021 roku przygotowano projekty rozwiązań legislacyjnych (zaakceptowane przez Zarząd i Radę Nadzorczą w styczniu 2022 roku). Celem opracowanych zmian Kodeksu Etyki Banku jest przede wszystkim dostosowanie obecnie obowiązujących przepisów do Rekomendacji Z dot. zasad ładu wewnętrznego w bankach. Dlatego projekt przepisu m.in. wskazuje jako nieakceptowalne zachowania niezgodne z postawami etycznymi wskazanymi w Kodeksie Etyki Banku. Dodatkowo projekt przepisu określa proces weryfikacji i oceny przestrzegania zasad etyki dokonywanej przez Zarząd Banku oraz proces informowania Rady Nadzorczej Banku o wynikach przeprowadzonej oceny. Dzięki budowanemu systemowi sprawozdawczemu Bank będzie w stanie systemowo identyfikować obszary wymagające poszerzonych działań w omawianym zakresie. Projekt przepisu określa też założenia dotyczące procesu upowszechniania etyki w oparciu m.in. o wnioski Zarządu z oceny przestrzegania zasad etyki w Banku.

Zgodnie z przyjętymi w PKO Banku Polskim S.A. regulacjami dotyczącymi oceny odpowiedniości kandydatów na członków Zarządu oraz członków Zarządu PKO Banku Polskiego S.A, Rada Nadzorcza oceniając odpowiedniość w aspekcie rękojmi należytego wykonywania obowiązków, uwzględnia kryteria reputacji, uczciwości i etyczności działania kandydatów na członków Zarządu Banku (w ramach oceny wstępnej), jak również członków Zarządu Banku (w ramach oceny okresowej). Stwierdzenie nieodpowiedniości kandydata na członka Zarządu lub członka Zarządu w aspekcie rękojmi może skutkować odpowiednio niepowołaniem kandydata do składu organu albo podjęciem działań zmierzających do odwołania członka organu z pełnionej funkcji. Analogiczne zasady obowiązują w polityce oceny odpowiedniości dotyczącej członków Rady Nadzorczej Banku.

Zarząd Banku przyjął 1 października 2018 roku politykę dotyczącą przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która odnosi się do wszystkich podmiotów Grupy Kapitałowej Banku. Celem Polityki jest zapobieganie wykorzystywaniu produktów Grupy Kapitałowej do działań związanych z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Polityka określa standardy, których powinien przestrzegać Bank i podmioty zależne oraz wszystkie osoby w nich pracujące, w tym stali i tymczasowi współpracownicy, konsultanci, wykonawcy, agenci zewnętrzni i ich pracownicy (zob. tutaj, tutaj oraz tutaj).

Polityka stanowi jedną z wewnętrznych procedur, które definiują zakres przekazywania danych, przepisów, obowiązków, standardów i środków stosowanych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Bank i spółki z Grupy opracowują, wdrażają, aktualizują i realizują wewnętrze przepisy dotyczące AML. Przepisy te obejmują w szczególności:

• identyfikację i weryfikację Klienta,
• monitorowanie transakcji w celu oceny, czy transakcje Klientów są zgodne z wiedzą o ich profilu i zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych (identyfikacja transakcji nietypowych i podejrzanych oraz badanie źródła pochodzenia środków w uzasadnionych sytuacjach),
• rejestrację transakcji ponadprogowych,
• monitorowanie sankcji zapobiegające nawiązaniu niedozwolonej relacji poprzez sprawdzanie potencjalnej obecności Klientów na listach sankcyjnych,
• sposób wymiany i ochrony przekazywanych informacji

• środki bezpieczeństwa finansowego, w tym m.in.: ustalenie beneficjentów rzeczywistych,
• sposób przechowywania dokumentów oraz informacji,
• sposób wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
• sposób upowszechniania wśród pracowników Banku wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

• kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w przepisach wewnętrznych,
• zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze,
• weryfikacja instytucji finansowych w ramach procesu nawiązywania relacji korespondenckich (LORO, wymiana kluczy RMA).

Grupa stosuje środki bezpieczeństwa finansowego przed nawiązaniem relacji biznesowej z Klientem, a następnie powtarza w trakcie trwania tej relacji w interwałach czasowych właściwych dla ryzyka danego Klienta.

W przypadku gdy Grupa nie może zastosować jednego z podstawowych środków bezpieczeństwa finansowego podejmuje stosowne działania zgodnie z art. 41 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu tj.: nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej, nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego, rozwiązuje stosunki gospodarcze.

Grupa identyfikuje i weryfikuje Klientów oraz beneficjentów rzeczywistych, określa ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, monitoruje transakcje Klientów i w przypadku identyfikacji okoliczności, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, lub uzasadnione podejrzenie prania pieniędzy podejmuje stosowne działania, w tym wstrzymuje transakcje, blokuje rachunek lub zamraża środki. Zamrożenie środków oraz nieudostępnienie wartości majątkowych to działania, które Bank stosuje wobec osób i podmiotów znajdujących się na:

• listach ogłaszanych przez Generalnego Inspektora na podstawie rezolucji Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych wydanych na podstawie rozdziału VII Karty Narodów Zjednoczonych, dotyczących zagrożeń dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa spowodowanych aktami terrorystycznymi, w szczególności na listach, o których mowa w pkt 3 rezolucji 2253 (2015) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych lub w pkt 1 rezolucji 1988 (2011) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych,
• liście ogłoszonej przez GIIF dotyczącej osób i podmiotów, wobec których stosuje się szczególne środki ograniczające,
• listach ogłoszonych na podstawie rozporządzeń Rady Unii Europejskiej,
• listach ogłoszonych przez the U.S. Department of the Treasury’s Office of Foreign Assets Control (OFAC).

Osoby wykonujące obowiązki w zakresie AML biorą udział w programach szkoleniowych z tego zakresu.

Bank i podmioty zależne wyznaczają w ramach swoich organizacji AML oficera, odpowiedzialnego za wymianę informacji w Grupie. Bank przeprowadza okresowy przegląd polityki Grupy, nie rzadziej niż raz na rok, jak również sporządza kwartalną informację z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, którą dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa przedkłada prezesowi Zarządu Banku.

Grupa działa zgodnie z przepisami prawa w każdym kraju w którym prowadzi działalność oraz współpracuje z instytucjami, których zadaniem jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (GIIF w Polsce, Bafin w Niemczech).

W 2021 roku polityka Grupy była modyfikowana w kierunku wdrożenia zmian w systemach IT odnośnie weryfikacji Klientów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, sposobu procedowania transakcji z Klientami z państw trzecich wysokiego ryzyka oraz metod identyfikacji Klientów powiązanych z branżami wysokiego ryzyka.